Gerenciamento do ambiente de e-mail via políticas de retenção no Exchange Online

Com o aumento continuo da quantidade de e-mails dentro da organização faz-se necessário estabelecer um ciclo de vida para mensagens. Devido a regulamentações internas ou externas organizações precisam reter mensagens por algum período determinado de tempo e graças ao potencial do Gerenciamento de Politicas de Retenção disponível no Exchange Online é possível estabelecer o processo para reter os e-mails.

A políticas de retenção consistem de uma ou mais marcas de política de retenção (RPTs) que permitem que você especifique quanto tempo uma mensagem deve ser mantida em diferentes pastas na caixa de correio de um usuário e a ação a ser executada em uma mensagem quando tiver decorrido esse período. Por exemplo, você pode criar uma marca de retenção para excluir permanentemente os itens na pasta de lixo eletrônico do usuário a cada 7 dias e outro para excluir mensagens da caixa de entrada depois de 3 anos.

Você também pode criar marcas pessoais com configurações diferentes de retenção e adicioná-los à política dos usuários. Os usuários podem aplicar estas marcas pessoais a pastas que eles criam e também itens individuais. Marcas de retenção podem ser configuradas para excluir uma mensagem, o que permite ao usuário recuperar ainda a mensagem durante 14 dias, ou excluir permanentemente a mensagem. Além disso, você também pode configurar marcas de retenção para arquivar mensagens para arquivo o pessoal do usuário.

Quando o planejar gerenciamento de ciclo de vida do e-mail, é importante notar que o MRM(Gerenciamento de retenção de mensagens) permite que você configure um período de tempo quando Exchange Online automaticamente arquiva ou apaga e-mail. Isso não impede o usuários de excluir seus e-mails da sua própria caixa de correio. Se sua organização requer mensagens sendo conservadas durante um determinado período, mesmo que o usuário excluindo, você pode estender o período de recuperação de Item único, para atender a essa exigência. Outra alternativa é habilitar o recurso conhecido como Legal Hold.

A  Capacidade para ampliar a janela de recuperação de Item único varia de acordo com o plano. Por exemplo, se você deseja manter as mensagens pelo menos  por 7 anos, definindo o período de retenção de item excluído para 7 anos ajudará você atender a essa exigência. Mesmo se a mensagem é excluída por um usuário, assim que é recebida, ela será retida na pasta itens recuperáveis por 7 anos. Durante este período, as mensagens serão retornadas em quaisquer pesquisas de descoberta conduzidas por gerentes de descoberta autorizados.

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