Entregabilidade no Exchange Online: Como assegurar o máximo possível
A capacidade de entrega de e-mail é um fator determinante para qualquer organização. Imagine enviar e-mails para os seus contatos e não ter certeza de eles receberam as mensagens. Neste artigo iremos abordar alguns aspectos sobre a entregabilidade no Exchange Online.
Como serviço de e-mail corporativo o Exchange Online deve enviar mensagens com confiança, segurança e alta taxa de entregabilidade. Para isso você precisa estar atento as configurações do serviço.
Configurações de DNS necessárias
Tenha total certeza de que as entradas de DNS do Exchange Online estão corretamente criadas. O MX e o SPF são necessários para que tudo funcione como esperado
O MX ou Mail Exchange é o registro único no seu serviço de DNS que define o Exchange Online como seu serviço de e-mail padrão. Configure e validade essa configuração.
O SPF(Sender Policy Framework) é outra entrada fundamental para garantir a entregabiliade no Exchange Online. Os registros do tipo SPF permitem que os proprietários de domínio publiquem uma lista de endereços IP ou sub-redes autorizadas a enviar e-mails em seu nome.
O objetivo é reduzir a quantidade de spam e fraude, tornando muito mais difícil para remetentes maliciosos para disfarçar a sua identidade, por isso muita atenção na configuração do SPF.
Se você envia e-mails através de outro serviço que não seja o Exchange Online é importante configurar o SPF para evidenciar isso. Um guia de melhores práticas relacionadas ao uso do SPF pode ser visto aqui.
O SPF padrão para o Exchange Online é: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com –all
Use sabiamente o E-mail Marketing
Para quem usa e-mail marketing é importante ficar atento sobre como usar o mesmo. Uma recomendação simples que pode ajudar bastante é ter um domínio especifico para usar com este tipo de estratégia.
A razão para usar um domínio diferente do seu domínio principal é também tentar maximizar a capacidade de entregabilidade do Exchange Online.
Imagine que você envia muitos e-mails através de uma ferramenta de e-mail marketing. Essa ferramenta é incorretamente usada e infelizmente seu domínio acaba em uma blacklist. As ferramentas AntiSpam do seu cliente podem vir a bloquear suas mensagens.
Por isso é com considerar ter um domínio próprio para envio de mensagens em massa.
DKIM para todos no Exchange Online
A tecnologia DKIM que é uma especificação do IETF que define um mecanismo para autenticação de e-mail baseado em criptografia de chaves públicas.
Através do uso do DKIM, uma organização assina digitalmente as mensagens que envia, permitindo ao receptor confirmar a autenticidade da mensagem. Para verificar a assinatura digital, a chave pública é obtida por meio de consulta ao DNS do domínio do assinante.
A Microsoft anunciou a algum tempo através que está disponibilizando automaticamente esse recurso para todos embora ele possa ser configurado manualmente.
Esse recurso assegura que ninguém envia mensagens não autorizadas com o seu domínio.
Resolvendo problemas de entregabilidade no Exchange Online
Mas mesmo com todas as precauções você pode vir a enfrentar problemas de entregabilidade no Exchange Online. Sim, aquele e-mail, daquele usuário que não chega ao destinatário de jeito nenhum.
Existe uma ferramenta muito útil que pode ajudar a entender o que pode estar ocorrendo. Para isso você pode consultar a mesma através deste link.
São 3 cenários possíveis aonde a ferramenta irá ajudar:
- Mensagens enviadas ou recebidas que demoram para chegar
- Mensagens enviadas para você ou sua empresa e que não chegaram
- Mensagens enviadas de sua organização e não recebidas no destinatário
Esperamos muito que essas dicas possam ser de utilidade para um uso ainda mais eficiente do Exchange Online.
