As caixas compartilhadas do Exchange Online

16 de janeiro de 2019 Felipe Lucas

O uso de Caixas de E-mail compartilhadas no Exchange Online no Office 365 pode ser uma importante estratégia para organizações que possuem um considerável fluxo de e-mail.

O que são as caixas compartilhadas?

São caixas de e-mail que podem ser acessadas por qualquer usuário autorizado que tenha uma licença de alguns dos planos que contemple o Exchange Online ou a assinatura avulsa.

Essas caixas compartilhadas possuem um espaço de armazenamento de 50GB e não possuem qualquer custo adicional para quem deseja usar nos planos contemplados.

Motivos para usar esse recurso?

Cada organização pode definir uma aplicação especifica para o uso deste recurso no Office 365 mas iremos deixar aqui alguns exemplos:

Caixas de e-mail departamentais
Caixa de e-mail para departamentos de suporte
Armazenamento de e-mails de um destinatário especifico
Calendários e tarefas compartilhadas
Politica de “retenção” organizacional

Acesso a caixas compartilhadas pelos usuários

Primeiramente um administrador cria a caixa compartilhada através do centro de administração do Exchange Online e define quais usuários podem ter acesso.

Com os acessos e permissões de envio configuradas, sim, é possível enviar e-mails através desta caixa, os usuários autorizados podem acessar facilmente a caixa através do Outlook na Web.

Também é possível acessar através do Outlook. Conforme esse conteúdo oficial da Microsoft informa.

Caixa compartilhada como Backup

Um outro recurso bastante interessante e que merece destaque é a possibilidade de converter uma caixa padrão para uma caixa compartilhada.

Imagine que você tem um usuário que usa um plano do Exchange Online com 50GB e ele está se desligando da empresa.

Graças a possibilidade de conversão de caixas padrão em caixas compartilhadas você pode fazer o backup desta caixa diretamente na nuvem e arquivar a mesma indefinidamente sem qualquer custo.

O procedimento é super simples conforme apresentado aqui.