Arquivamento de mensagens no Exchange Online

Para os usuários do Exchange Online existe a possibilidade do uso de um serviço de arquivamento para mensagens.

Este serviço fornece recursos internos de arquivamento, incluindo um arquivo pessoal que lhe dá um local conveniente para armazenar e-mails mais antigos.

Recentemente a Microsoft anunciou que esse espaço outrora “virtualmente ilimitado” agora passará a ter 1.5TB de capacidade de armazenamento.

Esse arquivamento “ilimitado” só existe no Plano 2 do Exchange Online. No Plano 1 nós temos o Arquivo Pessoal

O arquivo pessoal no Exchange Online

Um arquivo pessoal é uma caixa de correio especializada que aparece ao lado de sua pasta de caixa de correio principal no Outlook ou no Outlook Web App.

Você pode acessar o arquivamento da mesma maneira que você acessa sua caixa de correio principal.

Para habilitar este recurso é algo muito simples. Naturalmente você precisa ser uma Administrador para ter acesso a configuração.

As caixas de correio de arquivo morto oferecem armazenamento adicional de e-mail para as pessoas da sua organização.

Neste artigo no site oficial da Microsoft você pode verificar como efetuar o procedimento em detalhes. 

Essencialmente você precisará:

1 – Acessar o centro de conformidade do Microsoft 365 

2 – Selecionar a caixa em questão e escolher a opção Habilitar Arquivo Morto

Com isso o arquivo morto está habilitado e ele tem 50Gb segundo informação oficial da Microsoft.

Arquivando caixas de usuários desligados da empresa

Um dos cenários mais comuns onde a necessidade de arquivamento de mensagens é necessário é o do “usuário desligado”.

Em muitas empresas e negócios de todos os tamanhos é necessário manter essas mensagens por algum tempo.

Cada empresa tem sua prerrogativa mas essas seriam algumas opções para quem tem o plano 1 do Exchange Online de 50GB de capacidade:

1 – Exportação do arquivo .PST para um servidor local ou armazenamento em nuvem. Essa exportação pode ser feita tanto através do Outlook local como também a partir do Centro de Administração como apresentado nesse artigo.

2 – Um segundo método que eu uso bastante é que acelera em muito é a conversão de uma caixa normal em caixa compartilhada. O procedimento é simples é pode ser feito a partir do centro de administração do Exchange Online.

Faça o acesso ao centro e clique duas vez sobre a caixa do usuário desligado. Depois clique na opção “Converter em caixa de correio compartilhada”.

É importante lembrar que a caixa precisa ter no máximo 50Gb. Depois de convertida a licença pode ser removida sem qualquer problema.

A vantagem da caixa compartilhada é que ela ficará indefinidamente no seu ambiente do Microsoft 365.

Arquivamento local do Exchange Online

Para algumas empresas que realmente precisam ter o arquivamento das suas mensagens em um ambiente local temos uma solução para oferecer.

Já falei anteriormente sobre o MailStore no blog e é um software fantástico.

Essa ferramenta alemã foi especialmente desenhada para fazer arquivamento de conteúdo de mensagens de diversos serviços inclusive o Microsoft 365.

Somos orgulhosamente parceiros da MailStore e oferecemos esse licenciamento para a sua empresa. Além de suporte para uso.

Qualquer dúvida relacionada ao MailStore estamos a sua inteira disposição para ajudar.