Arquivamento do Exchange Online ilimitado? Necessário?

Acredite em algum momento o arquivamento do Exchange Online pode ser uma necessidade para sua organização.

Seja para todos os usuários ou apenas alguns poucos o limite de 50GB pode ser atingido facilmente.

Quando a Microsoft anunciou pela primeira vez o Exchange Online o limite de armazenamento era de 25GB para cada caixa de e-mail da organização.

Mesmo com o incremento de 25GB ainda existem cenários aonde o espaço é completamente ocupado pelas mensagens em pouco tempo.

Aonde está o Arquivamento do Exchange Online?

Este serviço pode ser contratado de maneira individual ou já faz parte do Plano 2 do Exchange Online.

Uma vantagem de ter o plano do Exchange Online Plano 2 é que automaticamente a caixa de e-mail dos usuários passa de 50GB par 100GB de capacidade.

Você pode fazer os seguintes upgrades de planos para ter o arquivamento do Exchange Online:

Exchange Online Plano 1 >>Para>> Exchange Online Plano 2
Office 365 Enteprise E1 >>Para >> Office 365 Enterprise E3

Se você possui Office 365 E1, Business Essentials, Business Premium talvez seja mais econômico contratar apenas o Plano 2 do Exchange Online.

A Microsoft disponibiliza uma documentação bastante relevante relacionada a este recurso e você pode conferir aqui.

Como evitar a necessidade do Arquivamento?

Se você quer evitar um upgrade para o Plano 2 do Exchange Online aqui vão algumas dicas preciosas:

1- Comece a apagar mensagens. Muitos usuários não apagam as mensagens de maneira definitiva e isso pode impactar grandemente no tamanho das caixas. Itens Excluídos precisam ser apagados para liberar espaço.

2 – Use politicas de retenção que excluem as mensagens a partir de um determinado tempo. Para mais detalhes veja este guia.

3 – Caixas de e-mail compartilhadas são uma boa maneira de evitar acumular e-mail sem necessidade. Elas possuem 10Gb de capacidade e podem ser acessadas por vários usuários.

4 – Use um serviço de arquivamento local como o MailStore Server para guardar mensagens de tempos em tempos e liberar espaço

Essas são apenas algumas dicas que podem ajudar e evitar ter de contratar o arquivamento do Exchange Online.